Fatura, proforma, teklif, makbuz
Bu dört belge aynı düzeni paylaşır, başka neredeyse hiçbir şeyi paylaşmaz. Yanlışını göndermek nadiren felakettir ama küçük işletmedeki en yaygın iki yanlış anlamayı üretir: kendisine fatura kesildiğini sanan müşteri ve ödediğini sanan müşteri. Uygulama dördünü de üretir; hangisine uzanacağın aşağıda.
Teklif: anlaşma olmadan önceki fiyat
Teklif, müşteri evet derse ne alacağını söyler. Borç doğurmaz, hiçbir hesapta görünmez ve normalde bir geçerlilik süresi taşır — çünkü mart ayında verdiğin fiyat ekim ayında tutabileceğin fiyat değildir. Neyin dahil olduğunu ve daha önemlisi **neyin dahil olmadığını** yaz: "web sitesi" yazan bir teklifle "web sitesi" yazan bir fatura iki farklı miktarda işi anlatır, tartışmalar da tam o aralıkta yaşar. Müşteri kabul ederse teklif, sonrasının referansı olur.
Proforma: faturaya benzeyen ama fatura olmayan belge
Proforma faturaya benzer ve fatura değildir. Müşterinin, gerçek fatura var olamadan önce üzerine işlem yapabileceği bir belgeye ihtiyacı olduğunda kullanılır: ödeme açtırmak, akreditif açmak, gümrükten geçirmek, tutarı içeride onaylatmak için. Seni tutara bağlar ama hasılat yazdırmaz ve alıcının muhasebecisinin dosyalayacağı belge değildir. İşlem gerçekten olduğunda asıl faturayı kesersin — çoğu zaman farklı bir numarayla, çünkü numara serileri ayrıdır. Müşteri "peşin ödeyebilmemiz için fatura gönderin" diyorsa aslında ihtiyacı olan şey genelde proformadır.
Fatura: ödeme talebinin kendisi
Fatura, alacağı doğuran belgedir. Tarihlidir, kendi serisinde numaralıdır ve iki tarafın da kaydettiği şeydir. Bir kez kesildikten sonra üzerinde oynanmaz — yanlışsa düzeltici belge kesersin, çünkü gönderildikten sonra sessizce değiştirilmiş bir fatura denetimin tam da aradığı şeydir. Numaralamadaki boşluk ve tekrarların göründüğünden önemli olmasının sebebi de bu: seri, hiçbir şeyin çıkarılmadığının kanıtıdır.
Makbuz: ödendiğinin belgesi
Makbuz paranın el değiştirdiğini söyler. Ödemeden sonra gelir, kapattığı faturaya atıf yapar ve amacı senin talebin değil müşterinin ispatıdır. Nakit ağırlıklı işlerde var olan tek belge o olabilir; havaleyle ödenen işlerde banka kaydı çoğu zaman aynı işi görür ve makbuz bir nezaket olur. Makbuzu para istemek için, faturayı parayı teyit etmek için kullanma — uygulama ikisini ayrı belge türü olarak tutuyor ki ifadeler ve numara serileri birbirine karışmasın.
Sık sorulan sorular
Proforma ile fatura arasındaki fark ne?
Proforma müşterinin üzerine işlem yapabilmesi için bir tutar bildirir; fatura ödeme talebini fiilen doğurur ve iki tarafın da kaydettiği belgedir. Proforma, arkasından gelen faturanın yerine geçmez.
Müşteri proformaya karşılık ödeme yapabilir mi?
Evet, çoğu zaman istenmesinin sebebi tam olarak budur. Sonrasında işlemin gerçek faturasını kesersin.
Teklif bağlayıcı mı?
Uygulama değişir, nasıl yazıldığına ve yerel hukuka bağlı olabilir. Geçerlilik süresi ver, neyin dahil olduğunu açıkça yaz; müşteri kabul ettiyse onu anlaşılan kapsam say.
Proforma ve fatura aynı numara serisini kullanır mı?
Ayrı tut. Karıştırmak fatura serisinde boşluk varmış gibi gösterir; sıralı numaralamanın var olma sebebi de tam olarak bunu dışlamaktır.
Havale ile ödendiyse makbuz kesmem gerekir mi?
Çoğu zaman gerekmez, havale kendi kaydıdır — ama müşteri isterse kes. Maliyeti yok ve bazı müşterilerin içeride ihtiyacı oluyor.
Kapora için hangisini göndereceğim?
Nasıl muhasebeleştirdiğine göre genelde kapora tutarında bir proforma ya da fatura. Kaporanın ülkende nasıl kaydedilmesi gerektiğini mali müşavirine sor.
Toplamı gerçekten tutan faturalar. Invoice Maker fatura, proforma, teklif ve makbuzu tarayıcında hazırlar; parayı kuruş tamsayısıyla hesaplar, böylece KDV satırı kaymaz; PDF verir. Hiçbir şey yüklenmez.
Tarayıcıda fatura hazırla