Rechnung, Proforma, Angebot, Quittung
Diese vier Dokumente teilen sich ein Layout und sonst fast nichts. Das falsche zu senden ist selten ein Drama, verursacht aber die zwei häufigsten Missverständnisse im kleinen Unternehmen: ein Kunde, der glaubt, eine Rechnung erhalten zu haben, und ein Kunde, der glaubt, bezahlt zu haben. Die App erstellt alle vier — hier steht, wozu Sie greifen.
Angebot: ein Preis, bevor es ein Geschäft gibt
Ein Angebot sagt, was Sie berechnen würden, wenn der Kunde zusagt. Es begründet keine Forderung, taucht in keiner Buchhaltung auf und trägt üblicherweise eine Bindefrist — der Preis vom März ist im Oktober nicht mehr zu halten. Schreiben Sie hinein, was enthalten ist, und ebenso wichtig, was nicht: ein Angebot über "Website" und eine Rechnung über "Website" beschreiben zwei verschiedene Mengen Arbeit, und genau in dieser Lücke wohnen die Streitfälle. Nimmt der Kunde an, wird das Angebot zur Referenz für alles Weitere.
Proforma: ein Dokument in Rechnungsform, das keine ist
Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung und ist keine. Sie wird gebraucht, wenn der Kunde ein Dokument benötigt, bevor eine echte Rechnung existieren kann: um eine Zahlung anzustoßen, ein Akkreditiv zu eröffnen, durch den Zoll zu kommen, intern einen Betrag freigeben zu lassen. Sie bindet Sie an den Betrag, bucht aber keinen Umsatz und ist nicht das, was die Buchhaltung des Käufers ablegt. Findet das Geschäft statt, stellen Sie die echte Rechnung — oft mit anderer Nummer, denn die Nummernkreise sind getrennt. Bittet ein Kunde um "eine Rechnung, damit wir vorab zahlen können", ist meist eine Proforma gemeint.
Rechnung: die Zahlungsforderung
Die Rechnung begründet die Forderung. Sie ist datiert, in ihrem eigenen Kreis nummeriert und das, was beide Seiten verbuchen. Einmal ausgestellt, wird sie nicht mehr bearbeitet — ist sie falsch, stellen Sie eine Korrektur aus, denn eine nachträglich stillschweigend geänderte Rechnung ist genau das, wonach eine Prüfung sucht. Deshalb wiegen Lücken und Dubletten in der Nummerierung schwerer, als sie scheinen: der Kreis ist der Beleg dafür, dass nichts entfernt wurde.
Quittung: der Nachweis der Zahlung
Eine Quittung sagt, dass Geld geflossen ist. Sie kommt nach der Zahlung, verweist auf die beglichene Rechnung, und ihr Zweck ist der Nachweis des Kunden, nicht Ihre Forderung. In bargeldnahen Gewerben ist sie mitunter der einzige Beleg; bei Überweisungen erledigt der Kontoauszug meist dasselbe. Fordern Sie mit einer Quittung kein Geld und bestätigen Sie mit einer Rechnung keinen Eingang — die App hält beide als eigene Dokumentarten, damit Wortlaut und Nummernkreis getrennt bleiben.
Häufige Fragen
Was unterscheidet Proforma und Rechnung?
Eine Proforma nennt einen Betrag, damit der Kunde handeln kann; die Rechnung begründet die Forderung und wird von beiden Seiten gebucht. Die Proforma ersetzt die spätere Rechnung nicht.
Kann ein Kunde gegen eine Proforma zahlen?
Ja, oft ist das genau der Grund für die Anfrage. Anschließend stellen Sie die echte Rechnung.
Ist ein Angebot bindend?
Das hängt von der Formulierung und vom geltenden Recht ab. Geben Sie eine Bindefrist an und schreiben Sie klar, was enthalten ist.
Teilen Proforma und Rechnung einen Nummernkreis?
Nein. Getrennt halten, sonst sieht der Rechnungskreis lückenhaft aus — und genau das soll die fortlaufende Nummer ausschließen.
Brauche ich eine Quittung bei Überweisung?
Meist nicht, die Überweisung ist ihr eigener Nachweis. Auf Wunsch des Kunden kostet sie nichts.
Was schicke ich für eine Anzahlung?
Je nach Verbuchung eine Proforma oder eine Rechnung über den Anzahlungsbetrag. Wie Anzahlungen zu erfassen sind, klärt Ihre Steuerberatung.
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