Fatura, proforma, orçamento, recibo

Esses quatro documentos compartilham a diagramação e quase nada mais. Mandar o errado raramente é um desastre, mas provoca os dois mal-entendidos mais comuns do pequeno negócio: um cliente que acha que foi cobrado quando não foi, e um cliente que acha que pagou quando não pagou. O aplicativo faz os quatro.

Orçamento: um preço antes de haver negócio

Um orçamento diz quanto você cobraria se o cliente aceitar. Não cria dívida, não aparece em contabilidade nenhuma e normalmente traz um prazo de validade, porque o preço de março não é o que você segura em outubro. Escreva o que está incluído e, tão importante quanto, o que não está: um orçamento que diz "site" e uma fatura que diz "site" descrevem duas quantidades de trabalho diferentes, e é nessa folga que moram as discussões.

Proforma: um documento em forma de fatura que não é uma

Uma proforma parece uma fatura e não é. Serve quando o cliente precisa de um documento para agir antes de a fatura real existir: liberar um pagamento, abrir uma carta de crédito, passar pela alfândega, aprovar um valor internamente. Compromete você com o valor, mas não reconhece receita. Quando a operação acontece, você emite a fatura — muitas vezes com outro número, porque as séries são separadas. Se o cliente pede "uma fatura para pagarmos adiantado", normalmente o que ele precisa é de uma proforma.

Fatura: a cobrança

A fatura é o documento que cria a cobrança. É datada, numerada na própria série, e é o que as duas partes registram. Uma vez emitida não se edita: se estiver errada, emite-se um documento corretivo, porque uma fatura alterada em silêncio depois de enviada é exatamente o que uma fiscalização procura. Por isso saltos e duplicidades na numeração pesam mais do que parece: a série é a prova de que nada foi removido.

Recibo: prova de que foi pago

Um recibo diz que o dinheiro mudou de mãos. Vem depois do pagamento, referencia a fatura que quita, e serve como prova do cliente, não como sua cobrança. Em atividades com muito dinheiro em espécie pode ser o único documento; quando se paga por transferência, o extrato costuma fazer o mesmo papel. Não cobre com um recibo e não confirme recebimento com uma fatura — o aplicativo mantém os dois como tipos separados justamente para que texto e série não se misturem.