Factura, proforma, presupuesto o recibo

Estos cuatro documentos comparten maqueta y casi nada más. Mandar el que no toca rara vez es un desastre, pero provoca los dos malentendidos más habituales del pequeño negocio: un cliente que cree que le has facturado cuando no, y un cliente que cree que ha pagado cuando no. La aplicación hace los cuatro; aquí está cuál coger.

Presupuesto: un precio antes de que haya trato

Un presupuesto dice lo que cobrarías si el cliente acepta. No genera deuda, no aparece en ninguna contabilidad y suele llevar un plazo de validez, porque el precio de marzo no es el que puedes sostener en octubre. Escribe qué incluye y, igual de importante, qué no: un presupuesto que dice "página web" y una factura que dice "página web" describen dos cantidades de trabajo distintas, y en ese hueco viven las discusiones. Si el cliente acepta, el presupuesto pasa a ser la referencia.

Proforma: un documento con forma de factura que no lo es

Una proforma parece una factura y no lo es. Se usa cuando el cliente necesita un documento para actuar antes de que pueda existir una factura real: para lanzar un pago, abrir un crédito documentario, pasar aduana o aprobar internamente un importe. Te compromete al importe pero no reconoce ingreso, y no es lo que archivará la contabilidad del comprador. Cuando la operación ocurre de verdad, emites la factura — a menudo con otro número, porque las series son independientes. Si un cliente pide "una factura para poder pagar por adelantado", casi siempre lo que necesita es una proforma.

Factura: la reclamación de cobro

La factura es el documento que crea el derecho de cobro. Va fechada, numerada en su propia serie, y es lo que contabilizan las dos partes. Una vez emitida no se edita: si está mal, emites una rectificativa, porque una factura cambiada en silencio después de enviarse es exactamente lo que busca una inspección. Por eso los saltos y los duplicados en la numeración pesan más de lo que parece: la serie es la prueba de que no se ha retirado nada.

Recibo: la prueba de que se pagó

Un recibo dice que el dinero cambió de manos. Va después del pago, referencia la factura que salda, y su función es la prueba del cliente, no tu reclamación. En oficios con mucho efectivo puede ser el único documento; cuando se paga por transferencia, el apunte bancario suele hacer el mismo trabajo. No pidas dinero con un recibo ni confirmes un cobro con una factura — la aplicación los mantiene como tipos distintos precisamente para que el texto y la serie no se mezclen.