فاتورة، مبدئية، عرض سعر، إيصال

تتشارك هذه المستندات الأربعة الإخراج ولا تكاد تتشارك غيره. إرسال الخطأ منها نادرًا ما يكون كارثة، لكنه يسبّب أكثر سوءَي فهم شيوعًا في الأعمال الصغيرة: عميل يظن أنه فُوتِر ولم يُفوتَر، وعميل يظن أنه دفع ولم يدفع. والتطبيق ينشئ الأربعة.

عرض السعر: ثمن قبل أن تكون هناك صفقة

عرض السعر يقول كم ستطالب لو وافق العميل. لا ينشئ دَينًا ولا يظهر في أي دفاتر، ويحمل عادةً مدة صلاحية، لأن السعر الذي أعطيته في مارس ليس الذي تستطيع الوفاء به في أكتوبر. اكتب ما هو مشمول، والأهم منه ما ليس مشمولًا: عرض يقول «موقع إلكتروني» وفاتورة تقول «موقع إلكتروني» يصفان قدرين مختلفين من العمل، وفي تلك الفجوة تسكن الخلافات.

الفاتورة المبدئية: مستند بشكل فاتورة وليس فاتورة

الفاتورة المبدئية تشبه الفاتورة وليست إياها. تُستعمل حين يحتاج العميل مستندًا ليتحرّك قبل أن توجد فاتورة حقيقية: لإطلاق دفعة، أو فتح اعتماد مستندي، أو التخليص الجمركي، أو اعتماد مبلغ داخليًا. تُلزمك بالمبلغ لكنها لا تسجّل إيرادًا، وليست ما ستحفظه محاسبة المشتري. وحين تتم المعاملة فعلًا تُصدر الفاتورة الحقيقية — غالبًا برقم آخر، لأن تسلسلات الترقيم منفصلة. وإذا طلب عميل «فاتورة لنسدّد مقدّمًا» فما يحتاجه عادةً هو فاتورة مبدئية.

الفاتورة: المطالبة بالسداد

الفاتورة هي المستند الذي ينشئ المطالبة. مؤرّخة، ومرقّمة في تسلسلها الخاص، وهي ما يقيّده الطرفان. وبعد إصدارها لا تُعدَّل: إن كانت خاطئة تُصدر مستندًا مصحّحًا، لأن فاتورة غُيّرت بصمت بعد إرسالها هي بالضبط ما يبحث عنه التدقيق. ولهذا تزن الفجوات والتكرارات في الترقيم أكثر مما تبدو: التسلسل هو الدليل على أن شيئًا لم يُنزَع.

الإيصال: إثبات السداد

الإيصال يقول إن المال انتقل. يأتي بعد السداد، ويشير إلى الفاتورة التي سدّدها، والغرض منه إثبات للعميل لا مطالبة منك. في المهن كثيرة النقد قد يكون المستند الوحيد؛ ومع التحويلات يقوم السجل البنكي بالدور نفسه غالبًا. لا تطالب بالمال بإيصال ولا تؤكّد الاستلام بفاتورة — يحتفظ التطبيق بهما نوعين منفصلين حتى لا تختلط الصياغات ولا تسلسلات الترقيم.