Счёт, проформа, предложение, расписка

Эти четыре документа делят вёрстку и почти ничего больше. Отправить не тот редко катастрофа, но именно это порождает два самых частых недоразумения в небольшом деле: клиент, который думает, что ему выставили счёт, хотя нет, и клиент, который думает, что заплатил, хотя нет. Приложение делает все четыре.

Предложение: цена до того, как есть сделка

Коммерческое предложение говорит, сколько вы возьмёте, если клиент согласится. Оно не создаёт долга, не появляется ни в каком учёте и обычно несёт срок действия, потому что цена, названная в марте, — не та, которую вы удержите в октябре. Напишите, что входит, и, что не менее важно, что не входит: предложение со словом «сайт» и счёт со словом «сайт» описывают два разных объёма работы, и именно в этом зазоре живут споры.

Проформа: документ в форме счёта, который счётом не является

Проформа выглядит как счёт и им не является. Она нужна, когда клиенту требуется документ, чтобы действовать до того, как настоящий счёт может существовать: запустить платёж, открыть аккредитив, пройти таможню, согласовать сумму внутри компании. Она связывает вас суммой, но не отражает выручку. Когда сделка действительно происходит, вы выставляете настоящий счёт — часто с другим номером, потому что серии раздельные. Если клиент просит «счёт, чтобы мы оплатили заранее», обычно ему нужна именно проформа.

Счёт: требование оплаты

Счёт — документ, создающий требование. Он датирован, пронумерован в своей серии, и именно его учитывают обе стороны. После выставления его не редактируют: если он неверен, выпускают корректирующий документ, потому что счёт, тихо изменённый после отправки, — ровно то, что ищет проверка. Поэтому пропуски и дубли в нумерации весят больше, чем кажется: серия — доказательство, что ничего не изъяли.

Расписка: подтверждение оплаты

Расписка говорит, что деньги перешли из рук в руки. Она идёт после платежа, ссылается на закрываемый счёт, и её назначение — доказательство для клиента, а не ваше требование. Там, где много наличных, она может быть единственным документом; при переводе выписка часто делает ту же работу. Не требуйте денег распиской и не подтверждайте поступление счётом — приложение держит их разными типами именно затем, чтобы формулировки и серии не смешались.