請求書・プロフォーマ・見積書・領収書

この四つの書類は体裁を共有し、それ以外はほとんど共有していません。間違ったものを送っても大事にはなりにくいものの、小さな事業でいちばんよく起きる二つの誤解の原因になります。「請求されたと思っている取引先」と「支払ったと思っている取引先」です。アプリは四つとも作れます。

見積書：取引が成立する前の価格

見積書は、相手が承諾したらいくら請求するかを示します。債務を生まず、どの帳簿にも現れず、通常は有効期限を持ちます。三月に出した価格を十月に維持できるとは限らないからです。何が含まれるか、そして同じくらい重要な「何が含まれないか」を書いてください。「ウェブサイト」と書かれた見積書と「ウェブサイト」と書かれた請求書は二つの異なる作業量を指しており、その隙間に揉め事が住み着きます。

プロフォーマ：請求書の形をした、請求書でないもの

プロフォーマは請求書に似ていて請求書ではありません。本物の請求書が存在し得る前に相手が何かを動かすための書類が要るときに使います。支払を起こす、信用状を開く、通関する、社内で金額の承認を取る。金額について自分を縛りますが売上は立たず、相手の経理が保管する書類でもありません。取引が実際に起きたら本物の請求書を出します — 番号系列が別なので、多くの場合番号も別です。「前払いしたいので請求書をください」と言われたときに本当に必要なのは、たいていプロフォーマです。

請求書：支払の請求そのもの

請求書は請求権を生じさせる書類です。日付があり、自分の系列で採番され、双方が記帳します。いったん発行したら編集しません。誤っていれば訂正の書類を出します。送付後に黙って書き換えられた請求書は、まさに調査が探すものだからです。番号の欠番や重複が見た目以上に重いのもこのためで、系列は「何も取り除かれていない」ことの証拠です。

領収書：支払われた証

領収書はお金が動いたことを示します。支払の後に来て、決済した請求書を参照し、その目的はあなたの請求ではなく相手の証拠です。現金の多い商売では唯一の書類になることもあり、振込なら銀行の記録が同じ役目を果たすことも多いです。領収書でお金を請求せず、請求書で入金を確認しない — アプリが両者を別の書類種別として保つのは、文言と番号系列を混ぜないためです。