Fattura, proforma, preventivo, ricevuta
Questi quattro documenti condividono l'impaginazione e quasi nient'altro. Mandare quello sbagliato raramente è un disastro, ma produce i due fraintendimenti più comuni nelle piccole attività: un cliente che crede di aver ricevuto fattura quando non è così, e un cliente che crede di aver pagato quando non ha pagato. L'applicazione li fa tutti e quattro.
Preventivo: un prezzo prima che ci sia un accordo
Un preventivo dice quanto chiederesti se il cliente accetta. Non crea debito, non compare in nessuna contabilità e porta di norma una validità, perché il prezzo di marzo non è quello che puoi tenere a ottobre. Scrivi cosa è compreso e, altrettanto importante, cosa non lo è: un preventivo che dice "sito web" e una fattura che dice "sito web" descrivono due quantità di lavoro diverse, ed è in quello scarto che nascono le discussioni.
Proforma: un documento a forma di fattura che non lo è
Una proforma somiglia a una fattura e non lo è. Serve quando il cliente ha bisogno di un documento per agire prima che una fattura vera possa esistere: avviare un pagamento, aprire un credito documentario, sdoganare, far approvare internamente un importo. Ti impegna sull'importo ma non registra ricavo, e non è ciò che archivierà la contabilità del cliente. Quando l'operazione avviene, emetti la fattura vera — spesso con numero diverso, perché le serie sono separate. Se un cliente chiede "una fattura per poter pagare in anticipo", di solito gli serve una proforma.
Fattura: la richiesta di pagamento
La fattura è il documento che crea il credito. È datata, numerata nella propria serie, ed è ciò che entrambe le parti registrano. Una volta emessa non si modifica: se è sbagliata si emette una nota di credito o un documento correttivo, perché una fattura cambiata in silenzio dopo l'invio è esattamente ciò che cerca una verifica. Per questo salti e duplicati nella numerazione pesano più di quanto sembri: la serie è la prova che nulla è stato tolto.
Ricevuta: la prova che è stato pagato
Una ricevuta dice che il denaro è passato di mano. Viene dopo il pagamento, richiama la fattura che salda, e serve come prova al cliente, non come tua richiesta. Nei mestieri con molto contante può essere l'unico documento; con i bonifici l'estratto conto fa spesso lo stesso lavoro. Non chiedere denaro con una ricevuta e non confermare un incasso con una fattura — l'applicazione le tiene come tipi separati proprio perché diciture e serie non si mescolino.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra proforma e fattura?
La proforma indica un importo perché il cliente possa agire; la fattura crea il credito ed è ciò che entrambe le parti registrano. La proforma non sostituisce la fattura successiva.
Il cliente può pagare a fronte di una proforma?
Sì, spesso è proprio per questo che la chiede. Poi emetti la fattura vera.
Un preventivo è vincolante?
Dipende da come è scritto e dalla legge applicabile. Indica una validità e sii chiaro su cosa è compreso.
Proforma e fattura condividono la serie?
No. Tienile separate, altrimenti la serie delle fatture sembrerà avere salti.
Serve la ricevuta se hanno pagato con bonifico?
Spesso no, il bonifico è già la sua prova. Se il cliente la chiede, emetterla non costa nulla.
Cosa mando per un acconto?
A seconda di come lo registri, una proforma o una fattura per l'importo dell'acconto. Chiedi al commercialista come vanno rilevati.
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