청구서·프로포마·견적서·영수증

이 네 문서는 편집만 공유하고 그 외에는 거의 아무것도 공유하지 않습니다. 잘못된 것을 보내도 대개 재앙은 아니지만, 작은 사업에서 가장 흔한 두 가지 오해를 만듭니다. 청구받았다고 생각하는 거래처, 그리고 결제했다고 생각하는 거래처. 앱은 넷 다 만듭니다.

견적서: 거래가 성립하기 전의 가격

견적서는 상대가 수락하면 얼마를 청구할지 말합니다. 채권을 만들지 않고 어떤 장부에도 나타나지 않으며 보통 유효기간을 답니다. 3월에 준 가격을 10월에 지킬 수는 없기 때문입니다. 무엇이 포함되는지, 그리고 그만큼 중요한 '무엇이 포함되지 않는지'를 쓰세요. "웹사이트"라고 쓴 견적서와 "웹사이트"라고 쓴 청구서는 서로 다른 작업량을 가리키고, 분쟁은 그 틈에서 삽니다.

프로포마: 청구서 모양이지만 청구서가 아닌 문서

프로포마는 청구서처럼 보이지만 청구서가 아닙니다. 진짜 청구서가 존재할 수 있기 전에 상대가 무언가를 진행하려면 문서가 필요할 때 씁니다. 결제를 일으키고, 신용장을 열고, 통관하고, 사내에서 금액 결재를 받기 위해. 금액에 대해 당신을 묶지만 매출을 인식하지는 않습니다. 거래가 실제로 일어나면 진짜 청구서를 냅니다 — 번호 계열이 따로이므로 번호도 다른 경우가 많습니다. 거래처가 "선결제하려니 청구서를 주세요"라고 하면 대개 필요한 것은 프로포마입니다.

청구서: 대금 청구 그 자체

청구서는 청구권을 만드는 문서입니다. 날짜가 있고 자기 계열에서 번호가 매겨지며 양쪽 모두가 장부에 올립니다. 한 번 발행하면 고치지 않습니다. 틀렸다면 정정 문서를 냅니다. 보낸 뒤 조용히 바뀐 청구서야말로 감사에서 찾는 것이기 때문입니다. 번호의 빠짐과 중복이 보기보다 무거운 이유도 여기 있습니다. 계열은 아무것도 치워지지 않았다는 증거입니다.

영수증: 결제되었다는 증거

영수증은 돈이 오갔다고 말합니다. 결제 뒤에 오고, 정산한 청구서를 참조하며, 목적은 당신의 청구가 아니라 상대의 증거입니다. 현금이 많은 업종에서는 유일한 문서일 수 있고, 이체로 받으면 은행 기록이 같은 역할을 하는 경우가 많습니다. 영수증으로 돈을 요구하지 말고 청구서로 입금을 확인하지 마세요 — 앱이 둘을 별개 문서 유형으로 두는 것은 문구와 번호 계열이 섞이지 않게 하기 위해서입니다.