Facture, proforma, devis, reçu
Ces quatre documents partagent une mise en page et presque rien d'autre. Envoyer le mauvais est rarement dramatique, mais provoque les deux malentendus les plus fréquents dans une petite structure : un client qui croit avoir été facturé alors qu'il ne l'a pas été, et un client qui croit avoir payé alors qu'il n'a pas payé. L'application produit les quatre.
Le devis : un prix avant qu'il y ait affaire
Un devis dit ce que vous factureriez si le client accepte. Il ne crée aucune dette, n'apparaît dans aucune comptabilité et porte normalement une durée de validité, car le prix donné en mars n'est pas celui que vous pourrez tenir en octobre. Écrivez ce qui est compris et, tout aussi important, ce qui ne l'est pas : un devis qui dit « site web » et une facture qui dit « site web » décrivent deux quantités de travail différentes, et c'est dans cet écart que naissent les litiges. Si le client accepte, le devis devient la référence.
La proforma : un document en forme de facture qui n'en est pas une
Une proforma ressemble à une facture sans en être une. Elle sert quand le client a besoin d'un document pour agir avant qu'une vraie facture puisse exister : déclencher un paiement, ouvrir un crédit documentaire, passer la douane, faire approuver un montant en interne. Elle vous engage sur le montant mais n'enregistre aucun produit, et ce n'est pas ce que classera la comptabilité de l'acheteur. Quand l'opération a lieu, vous émettez la vraie facture — souvent sous un autre numéro, les séries étant distinctes. Si un client demande « une facture pour qu'on puisse payer d'avance », c'est en général une proforma qu'il lui faut.
La facture : la demande de paiement
La facture crée la créance. Elle est datée, numérotée dans sa propre série, et c'est ce que les deux parties enregistrent. Une fois émise, on ne la modifie plus : si elle est fausse, on émet un avoir ou une facture rectificative, car une facture discrètement changée après envoi est exactement ce que cherche un contrôle. C'est aussi pourquoi les trous et les doublons dans la numérotation pèsent plus qu'il n'y paraît : la série prouve que rien n'a été retiré.
Le reçu : la preuve du paiement
Un reçu atteste que l'argent a changé de mains. Il vient après le paiement, renvoie à la facture qu'il solde, et sert de preuve au client, non de réclamation pour vous. Dans les métiers où circule beaucoup d'espèces il peut être le seul document ; pour un virement, le relevé bancaire joue souvent le même rôle. Ne réclamez pas d'argent avec un reçu et n'accusez pas réception avec une facture — l'application les garde comme types distincts pour que les libellés et les séries ne se mélangent pas.
Questions fréquentes
Quelle différence entre proforma et facture ?
La proforma annonce un montant pour que le client puisse agir ; la facture crée la créance et est enregistrée par les deux parties. La proforma ne remplace pas la facture qui suit.
Un client peut-il payer sur une proforma ?
Oui, c'est souvent la raison de la demande. Vous émettez ensuite la vraie facture.
Un devis engage-t-il ?
Cela dépend de sa rédaction et du droit applicable. Indiquez une durée de validité et précisez ce qui est compris.
Proforma et facture partagent-elles la même série ?
Non. Séparez-les, sinon votre série de factures paraîtra trouée — ce que la numérotation continue vise justement à exclure.
Faut-il un reçu si le client a payé par virement ?
Souvent non, le virement est sa propre preuve. Émettez-en un si le client le demande.
Qu'envoyer pour un acompte ?
Selon la comptabilisation, une proforma ou une facture d'acompte. Demandez à votre comptable comment les acomptes doivent être enregistrés.
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