Faturada ne bulunur
Fatura, üç okuyucudan sağ çıkması gereken bir ödeme talebidir: onaylayan kişi, kaydı düşen muhasebeci ve yıllar sonra belki bir denetçi. Üstündeki her alan bu üçünden birinin ihtiyacı olduğu için orada durur. Aşağıda belgede ne bulunduğu ve neden bulunduğu var — bir de kuralların nerede evrensel olmaktan çıkıp senin ülkenin işi hâline geldiği.
Uygulamanın atlamana izin vermediği dört alan
Uygulama bir belgeyi bitmiş saymadan önce dört şeye bakar: satıcı olarak senin adın, müşterinin adı, bir belge numarası ve en az bir satırda ya açıklama ya fiyat. Bunlar yasal asgari değil — belgenin **kullanılabilir olmaktan çıktığı** eşik. Numarasız faturaya ödemede atıf yapılamaz, müşterisiz fatura siparişle eşleştirilemez, satırsız fatura hiçbir şey talep etmiyordur. Geri kalan her şey en fazla uyarıdır; taslak hâlindeki bir belge asla kilitlenmez.
Kim, ne, ne zaman, ne kadar
Gövde dört bloğa ayrılır. **Kim:** işletme adın, adresin ve vergi bilgilerin, sonra aynısı müşteri için — alıcının bilgileri en az seninkiler kadar önemlidir, çünkü alıcının muhasebecisinin gideri kendine ait olduğunu ispatlaması gerekir. **Ne:** kalem başına bir açıklama satırı; miktar, birim fiyat ve tahsil ediyorsan vergi oranı. **Ne zaman:** düzenleme tarihi ve ondan ayrı olarak vade tarihi — bunlar iki farklı tarihtir ve ikisini birbirine karıştırmak, kimsenin suçu olmadan faturanın geç ödenmesinin bir numaralı sebebidir. **Ne kadar:** ara toplam, varsa iskonto, vergi, genel toplam ve para birimi — simgeyle ima edilmiş değil, açıkça yazılmış hâlde.
Unutulan alanlar
En sık eksik kalan blok ödeme bilgileridir: banka hesabı, tekliften referans ve müşterinin açıklamaya ne yazacağı — ki para geldiğinde eşleştirebilesin. Müşteri sipariş numarasıyla çalışıyorsa o numara çoğu zaman iki haftada ödenmekle üç ayda ödenmek arasındaki farktır. Bir de belgenin dili: yurt dışına giden faturayı senin dilini bilmeyen insanlar okur. Uygulama tam bu yüzden **belgenin dilini arayüz dilinden ayrı tutar** — sen Türkçe çalışıp belgeyi İngilizce kesebilirsin.
Evrensel kısım nerede biter
Yukarıdakilerin hepsi pratiktir, mevzuat değil. Uyumlu bir faturada nelerin bulunması gerektiğini ülkenin vergi idaresi belirler ve bu ciddi biçimde değişir: kimi ülke belgenin yüzünde belirli vergi numaralarını ister, kimi boşluksuz sıralı numara şart koşar, kimi vergi tahsil edilmediğinde belirli bir ifadeyi zorunlu tutar, birçoğu artık PDF yerine elektronik gönderim istiyor. **Türkiye bu son gruptadır:** e-Fatura / e-Arşiv kapsamındaysan belgeyi resmî sistemden kesmen gerekir, elindeki PDF onun yerine geçmez. Yukarıdaki listeyi "iyi bir faturanın şekli" olarak al, zorunlu alanları kendi mali müşavirine teyit ettir.
| Alan | Ne işe yarar | Olmazsa |
|---|---|---|
| Satıcı adı ve adresi | Parayı kimin alacağını gösterir | Uygulama belgeyi bitmemiş sayar |
| Müşteri adı ve adresi | Alıcının gideri kendine kaydetmesini sağlar | Uygulama belgeyi bitmemiş sayar |
| Belge numarası | Herkesin belgeye atıf yaptığı tutamak | Uygulama belgeyi bitmemiş sayar |
| En az bir satır | Bedeli istenen şeyin kendisi | Uygulama belgeyi bitmemiş sayar |
| Düzenleme tarihi | Talebin ne zaman doğduğu | Yaşlandırma ve vergi dönemi çıkarılamaz |
| Vade tarihi | Ödemenin ne zaman beklendiği | "Gecikti" diye bir şey kalmaz; geç ödenir |
| Vergi bilgileri | Çoğu ülkede zorunlu; seninkine bak | Fatura yerel olarak uyumsuz olabilir |
| Vergi oranı ve tutarı | Toplamın ne kadarının vergi olduğunu gösterir | Alıcı vergisini indiremez |
| Para birimi | Çıplak simgenin belirsizliğini kaldırır | "$" dört ayrı para birimi demek |
| Ödeme bilgisi ve referans | Nasıl ödeneceği ve nasıl tanıyacağın | Eşleştiremediğin para gelir |
Sık sorulan sorular
Faturada yasal olarak ne bulunmak zorunda?
Bu tamamen ülkene bağlı ve senin yerine cevaplamayacağımız tek soru bu. Rehberdeki belge şekli faturaların normalde taşıdığı alanları kapsar; zorunlu liste vergi idaresinden gelir.
Türkiye'de PDF fatura geçerli mi?
e-Fatura / e-Arşiv kapsamındaysan hayır — belgeyi resmî sistemden kesmen gerekir. Bu araç belgenin düzenini ve hesabını hazırlar; kapsam ve yükümlülük sorusunu mali müşavirine sor.
Faturaya vergi numarası yazmam gerekiyor mu?
Çoğu ülkede evet ve bazılarında alıcı o olmadan vergisini indiremiyor. En çok değişen alan tam olarak budur, kendi idarene bak.
Şirket değil şahıs olarak fatura kesebilir miyim?
Pek çok yerde belli koşullarla mümkün. Bu bir düzen aracına değil, vergi idaresine sorulacak sorudur.
Kopyaları ne kadar saklamalıyım?
Saklama süreleri ulusaldır ve genelde yıllarla ölçülür. PDF'leri kalıcı bir yerde tut; uygulama senin adına saklamıyor.
Fatura imzalanmalı mı?
Sıradan ticari faturada genelde gerekmez, ama bazı müşteriler ve bazı ülkeler imza ya da kaşe bekler. Müşteri istiyorsa eklemenin maliyeti yok.
Toplamı gerçekten tutan faturalar. Invoice Maker fatura, proforma, teklif ve makbuzu tarayıcında hazırlar; parayı kuruş tamsayısıyla hesaplar, böylece KDV satırı kaymaz; PDF verir. Hiçbir şey yüklenmez.
Tarayıcıda fatura hazırla