Qué debe llevar una factura
Una factura es una petición de cobro que tiene que sobrevivir a tres lectores: quien la aprueba, quien la contabiliza y, quizá años después, quien la inspecciona. Cada campo existe porque uno de esos tres lo necesita. Abajo está lo que va en el documento y por qué, y dónde deja de ser universal y pasa a ser asunto de tu país.
Los cuatro que la aplicación no deja omitir
Antes de dar un documento por terminado, la aplicación comprueba cuatro cosas: tu nombre como emisor, el nombre del cliente, un número de documento y al menos una línea con descripción o precio. No son un mínimo legal: son el punto por debajo del cual el documento deja de ser utilizable. Una factura sin número no puede referenciarse en un pago, una sin cliente no puede casarse con un pedido y una sin líneas no reclama nada. Todo lo demás es como mucho un aviso, para que un borrador nunca quede bloqueado.
Quién, qué, cuándo, cuánto
El cuerpo se divide en cuatro bloques. **Quién**: tu nombre o razón social, domicilio e identificadores fiscales, y lo mismo del cliente — sus datos importan tanto como los tuyos, porque su contabilidad debe demostrar que el gasto es suyo. **Qué**: una línea por concepto, con cantidad, precio unitario y, cuando lo repercutes, el tipo impositivo. **Cuándo**: fecha de emisión y, aparte, fecha de vencimiento — son dos fechas distintas, y confundirlas es la primera causa de que una factura se pague tarde sin que nadie tenga la culpa. **Cuánto**: base, descuento si lo hay, impuesto, total, y la moneda escrita y no insinuada por un símbolo.
Los campos que se olvidan
El bloque que más falta es el de datos de pago: cuenta bancaria, referencia al presupuesto y qué debe poner el cliente como concepto para que puedas casar el dinero cuando llegue. Un número de pedido, cuando el cliente trabaja con ellos, suele ser la diferencia entre cobrar en quince días y cobrar en un trimestre. Y el idioma del documento: una factura enviada al extranjero la leen personas que no hablan el tuyo, por eso la aplicación mantiene el **idioma del documento separado del de la interfaz** — trabajas en español y emites en inglés.
Dónde termina lo universal
Todo lo anterior es práctica, no ley. Lo que debe contener una factura conforme lo fija tu administración tributaria y varía: hay países que exigen identificadores fiscales concretos en el propio documento, otros numeración correlativa sin saltos, otros una mención literal cuando no se repercute impuesto, y varios exigen ya emisión electrónica a través de un sistema oficial en lugar de un PDF. En ese caso el archivo de esta aplicación es la preparación, no el documento válido. Toma la lista de arriba como la forma de una buena factura y confirma los campos obligatorios con tu asesoría.
| Campo | Para qué sirve | Si falta |
|---|---|---|
| Nombre y domicilio del emisor | Identifica a quién se le debe | La aplicación la da por incompleta |
| Nombre y domicilio del cliente | Permite al comprador imputarse el gasto | La aplicación la da por incompleta |
| Número de documento | El asidero con el que todos la citan | La aplicación la da por incompleta |
| Al menos una línea | Aquello por lo que se cobra | La aplicación la da por incompleta |
| Fecha de emisión | Cuándo nació el derecho de cobro | No se pueden calcular plazos ni periodos |
| Fecha de vencimiento | Cuándo se espera el pago | "Vencida" deja de significar nada |
| Identificadores fiscales | Obligatorios en muchos países; consulta el tuyo | La factura puede no ser conforme |
| Tipo e importe del impuesto | Muestra qué parte del total es impuesto | El comprador no puede deducirlo |
| Moneda | Elimina la ambigüedad de un símbolo | "$" son cuatro monedas distintas |
| Datos de pago y concepto | Cómo pagar y cómo lo reconocerás | Llega dinero que no puedes casar |
Preguntas frecuentes
¿Qué debe contener legalmente una factura?
Depende por completo de tu país, y es la única pregunta que no te vamos a responder. La forma que describe esta guía cubre lo que las facturas suelen llevar; la lista obligatoria viene de tu administración tributaria.
¿Vale un PDF como factura?
En muchos casos sí, pero en varios países determinadas operaciones exigen facturación electrónica a través de un sistema oficial. Ahí un PDF no sustituye al documento válido: consulta la norma vigente.
¿Necesito poner el NIF en la factura?
En muchos países sí, y sin él el comprador a veces no puede deducir el impuesto. Es justo el campo que más varía.
¿Puedo facturar como particular?
En muchos sitios sí, con condiciones de frecuencia e importe. Es una pregunta para tu administración, no para una herramienta de maquetación.
¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas?
Los plazos son nacionales y se miden en años. Guarda los PDF en un sitio duradero; la aplicación no los almacena por ti.
¿Hay que firmar la factura?
En una factura comercial normal no suele hacer falta, aunque algunos clientes y países esperan firma o sello. Añadirla no cuesta nada.
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