Cosa mettere in una fattura
Una fattura è una richiesta di pagamento che deve sopravvivere a tre lettori: chi la approva, chi la registra in contabilità e, forse anni dopo, chi la verifica. Ogni campo esiste perché uno dei tre ne ha bisogno. Qui sotto c'è cosa va sul documento e perché — e dove finisce la parte universale e cominciano le regole del tuo Paese.
I quattro campi che l'applicazione non lascia saltare
Prima di considerare finito un documento, l'applicazione controlla quattro cose: il tuo nome come cedente, il nome del cliente, un numero di documento e almeno una riga con descrizione o prezzo. Non è un minimo di legge: è la soglia sotto la quale il documento smette di essere utilizzabile. Una fattura senza numero non si può citare in un pagamento, una senza cliente non si può abbinare a un ordine, una senza righe non chiede nulla. Tutto il resto è al più un avviso, così una bozza non viene mai bloccata.
Chi, cosa, quando, quanto
Il corpo si divide in quattro blocchi. **Chi**: la tua denominazione, indirizzo e identificativi fiscali, poi gli stessi per il cliente — i suoi dati contano quanto i tuoi, perché la sua contabilità deve dimostrare che il costo è suo. **Cosa**: una riga per voce, con quantità, prezzo unitario e, quando la applichi, l'aliquota. **Quando**: data di emissione e, separatamente, data di scadenza — sono due date diverse, e confonderle è la prima causa di pagamento tardivo senza colpa di nessuno. **Quanto**: imponibile, sconto se c'è, imposta, totale, e la valuta scritta invece che suggerita da un simbolo.
I campi che si dimenticano
Il blocco più spesso mancante è quello dei dati di pagamento: coordinate bancarie, riferimento al preventivo e la causale che il cliente deve indicare, così puoi abbinare il denaro quando arriva. Un numero d'ordine, quando il cliente ne usa, è spesso la differenza tra incassare in due settimane e incassare a trimestre. E la lingua del documento: una fattura inviata all'estero la leggono persone che non parlano la tua — per questo l'applicazione tiene la **lingua del documento separata da quella dell'interfaccia**.
Dove finisce la parte universale
Tutto quanto sopra è prassi, non legge. Cosa debba contenere una fattura conforme lo stabilisce l'amministrazione fiscale e varia molto: alcuni Paesi pretendono identificativi precisi sul documento, altri una numerazione progressiva senza salti, altri una dicitura letterale quando l'imposta non si applica. E molti richiedono ormai una trasmissione elettronica strutturata invece di un PDF — in Italia è il canale ordinario. In quel caso il file prodotto qui è la preparazione, non il documento valido: prendi l'elenco sopra come la forma di una buona fattura e fai confermare gli obblighi dal tuo commercialista.
| Campo | A cosa serve | Se manca |
|---|---|---|
| Nome e indirizzo del cedente | Indica a chi spetta il denaro | L'applicazione considera il documento incompleto |
| Nome e indirizzo del cliente | Permette al cliente di imputarsi il costo | L'applicazione considera il documento incompleto |
| Numero del documento | L'appiglio con cui tutti lo citano | L'applicazione considera il documento incompleto |
| Almeno una riga | Ciò per cui si chiede il pagamento | L'applicazione considera il documento incompleto |
| Data di emissione | Quando è sorto il credito | Scadenzario e periodi non calcolabili |
| Data di scadenza | Quando ci si aspetta il pagamento | "Scaduta" non significa più nulla |
| Identificativi fiscali | Obbligatori in molti Paesi; verifica il tuo | La fattura può non essere conforme |
| Aliquota e imposta | Mostra quanta parte del totale è imposta | Il cliente non può detrarla |
| Valuta | Toglie l'ambiguità di un simbolo | "$" sono quattro valute diverse |
| Dati di pagamento e causale | Come pagare e come lo riconoscerai | Arriva denaro che non riesci ad abbinare |
Domande frequenti
Cosa deve contenere per legge una fattura?
Dipende interamente dal tuo Paese, ed è l'unica domanda a cui non rispondiamo al posto tuo. La forma descritta qui copre ciò che le fatture portano di solito; l'elenco obbligatorio viene dall'amministrazione fiscale.
Un PDF vale come fattura?
In Italia la fattura elettronica passa dal Sistema di Interscambio per la generalità delle operazioni: in quei casi il PDF è al più una copia di cortesia. Verifica cosa si applica al tuo caso.
Serve la partita IVA sulla fattura?
In molti Paesi sì, e senza di essa il cliente a volte non può detrarre l'imposta. È proprio il campo che cambia di più.
Posso fatturare da privato?
In molti posti sì, con condizioni su frequenza e importo. È una domanda per l'amministrazione fiscale, non per uno strumento di impaginazione.
Per quanto vanno conservate?
I termini sono nazionali e si misurano in anni. Conserva i file in un posto duraturo; l'applicazione non li archivia per te.
La fattura va firmata?
Per una normale fattura commerciale di solito no, anche se alcuni clienti e Paesi si aspettano firma o timbro.
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