O que colocar numa fatura
Uma fatura é um pedido de pagamento que precisa sobreviver a três leitores: quem aprova, quem lança na contabilidade e, talvez anos depois, quem fiscaliza. Cada campo existe porque um desses três precisa dele. Abaixo está o que vai no documento e por quê — e onde a parte universal acaba e começam as regras do seu país.
Os quatro que o aplicativo não deixa pular
Antes de considerar um documento pronto, o aplicativo confere quatro coisas: seu nome como emitente, o nome do cliente, um número de documento e pelo menos uma linha com descrição ou preço. Não é um mínimo legal: é o ponto abaixo do qual o documento deixa de ser utilizável. Fatura sem número não pode ser citada num pagamento, fatura sem cliente não casa com um pedido, e fatura sem linhas não está cobrando nada. Todo o resto é no máximo um aviso, para que um rascunho nunca fique travado.
Quem, o quê, quando, quanto
O corpo se divide em quatro blocos. **Quem**: sua razão social, endereço e identificadores fiscais, e os mesmos do cliente — os dados dele importam tanto quanto os seus, porque a contabilidade dele precisa provar que a despesa é dela. **O quê**: uma linha por item, com quantidade, preço unitário e, quando você cobra, a alíquota. **Quando**: data de emissão e, separadamente, data de vencimento — são duas datas diferentes, e confundi-las é a maior causa de fatura paga em atraso sem culpa de ninguém. **Quanto**: subtotal, desconto se houver, imposto, total, e a moeda escrita em vez de sugerida por um símbolo.
Os campos que se esquecem
O bloco que mais falta é o de dados de pagamento: conta bancária, referência ao orçamento e o que o cliente deve colocar como identificação para você casar o dinheiro quando entrar. Um número de pedido, quando o cliente trabalha com isso, costuma ser a diferença entre receber em duas semanas e receber no trimestre. E o idioma do documento: uma fatura enviada ao exterior é lida por quem não fala o seu — por isso o aplicativo mantém o **idioma do documento separado do da interface**, você trabalha em português e emite em inglês.
Onde a parte universal termina
Tudo acima é prática, não lei. O que um documento fiscal precisa conter é definido pela administração tributária e varia bastante. **No Brasil isso é especialmente importante:** a nota fiscal eletrônica é emitida pelo sistema oficial do estado (mercadorias) ou do município (serviços), e recebe autorização antes de existir. O PDF gerado aqui é uma fatura comercial — útil para cobrar, para o cliente aprovar internamente, para acompanhar uma proposta — e não substitui a nota. Trate a lista acima como a forma de uma boa fatura e confirme as obrigações fiscais com seu contador.
| Campo | Para que serve | Se faltar |
|---|---|---|
| Nome e endereço do emitente | Mostra a quem o dinheiro é devido | O aplicativo trata o documento como incompleto |
| Nome e endereço do cliente | Permite ao cliente lançar a despesa | O aplicativo trata o documento como incompleto |
| Número do documento | A alça pela qual todos o citam | O aplicativo trata o documento como incompleto |
| Pelo menos uma linha | Aquilo que está sendo cobrado | O aplicativo trata o documento como incompleto |
| Data de emissão | Quando o crédito nasceu | Não dá para calcular prazos nem períodos |
| Data de vencimento | Quando se espera o pagamento | "Vencida" deixa de significar algo |
| Identificadores fiscais | Obrigatórios em muitos países; confira o seu | O documento pode não servir fiscalmente |
| Alíquota e valor do imposto | Mostra quanto do total é imposto | O cliente não consegue aproveitá-lo |
| Moeda | Tira a ambiguidade de um símbolo | "$" são quatro moedas diferentes |
| Dados de pagamento e identificação | Como pagar e como você vai reconhecer | Entra dinheiro que você não consegue casar |
Perguntas frequentes
O PDF gerado aqui vale como nota fiscal?
No Brasil, não. A nota fiscal eletrônica é emitida pelo sistema oficial do estado ou do município e recebe autorização. O que você gera aqui é uma fatura comercial, útil para cobrança e aprovação.
Então para que serve este aplicativo no Brasil?
Para faturas, proformas, orçamentos e recibos comerciais — documentos que você manda ao cliente para fechar preço, cobrar ou registrar um pagamento. A obrigação fiscal continua sendo cumprida no sistema próprio.
O que uma fatura precisa conter legalmente?
Depende inteiramente do seu país, e é a única pergunta que não respondemos por você. A forma deste guia cobre o que faturas costumam trazer; a lista obrigatória vem da administração tributária.
Preciso do CNPJ ou identificação fiscal na fatura?
Em muitos países sim, e sem isso o comprador às vezes não consegue aproveitar o imposto. É justamente o campo que mais varia.
Por quanto tempo devo guardar?
Os prazos são nacionais e se medem em anos. Guarde os PDFs em lugar durável; o aplicativo não armazena nada por você.
A fatura precisa ser assinada?
Numa fatura comercial normal geralmente não, embora alguns clientes e países esperem assinatura ou carimbo.
Faturas em que o total fecha de verdade. O Invoice Maker monta faturas, proformas, orçamentos e recibos no navegador, faz as contas em centavos inteiros para a linha de imposto não escorregar, e exporta um PDF. Nada é enviado para servidor.
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