請求書に何を書くか

請求書は三人の読み手を生き延びなければならない支払依頼です。承認する人、記帳する経理、そして数年後に確認する人。どの項目も、この三人のうち誰かが必要とするから存在します。以下は書面に何が載り、なぜ載るのか — そして普遍的な部分がどこで終わり、あなたの国の話がどこから始まるのか。

アプリが省略させない四項目

書面を完成とみなす前に、アプリは四つを確認します。売り手としてのあなたの名称、取引先の名称、書類番号、そして摘要か金額の入った行が最低一つ。これは法的な最低要件ではなく、**書類が使い物にならなくなる境目**です。番号のない請求書は入金時に参照できず、取引先名のない請求書は注文と突き合わせられず、行のない請求書は何も請求していません。それ以外はすべて警告どまりで、下書きが止まることはありません。

誰が、何を、いつ、いくら

本体は四つのブロックに分かれます。**誰が**：あなたの名称、住所、税務上の番号、そして同じものを取引先について。相手の情報はあなたの情報と同じくらい重要です。相手の経理が「この費用は自社のものだ」と示す必要があるからです。**何を**：品目ごとに一行、数量・単価・（課税するなら）税率。**いつ**：発行日と、それとは別に支払期日。二つは別の日付で、混同することが「誰のせいでもない支払遅延」の第一原因です。**いくら**：小計、値引き、税額、合計、そして記号で匂わせるのではなく文字で書いた通貨。

忘れられがちな項目

最も抜けやすいのは支払情報のブロックです。振込先、見積書への参照、そして入金を突き合わせられるように取引先に書いてもらう摘要。相手が発注番号を使う会社なら、その番号があるかどうかが「二週間で入金」と「四半期後に入金」の分かれ目になることも珍しくありません。そして書面の言語。海外へ送る請求書はあなたの言語を話さない人が読みます。アプリが**書面の言語を画面の言語と切り離している**のはそのためで、日本語で作業しながら英語の書面を発行できます。

普遍的な部分はどこで終わるか

以上はすべて実務であって法ではありません。適正な請求書に何が必要かは税務当局が定め、国によって大きく異なります。特定の税務番号を書面上に求める国、番号を欠番なく連番にすることを求める国、税を課さない場合の文言を定める国、そして PDF ではなく構造化された電子データでの送付を求める国。日本でも、仕入税額控除に関わる書類には登録番号や税率ごとの区分記載といった要件が定められています。上の一覧は「良い請求書の形」として受け取り、必須項目は税理士に確認してください。