Что должно быть в счёте
Счёт — это требование об оплате, которое должно пережить трёх читателей: того, кто его согласует, бухгалтера, который проведёт его, и, возможно, проверяющего годы спустя. Каждое поле существует потому, что оно нужно одному из этих троих. Ниже — что стоит в документе и почему, и где заканчивается универсальная часть и начинаются правила вашей страны.
Четыре поля, которые приложение не даст пропустить
Прежде чем считать документ готовым, приложение проверяет четыре вещи: ваше имя как продавца, имя клиента, номер документа и хотя бы одну строку с описанием или ценой. Это не законодательный минимум, а порог, ниже которого документ перестаёт быть пригодным. На счёт без номера нельзя сослаться в платеже, счёт без клиента не сопоставить с заказом, а счёт без строк ничего не требует. Всё остальное — самое большее предупреждение, чтобы черновик никогда не блокировался.
Кто, что, когда, сколько
Тело делится на четыре блока. **Кто**: ваше наименование, адрес и налоговые идентификаторы, затем то же самое для клиента — его данные важны не меньше ваших, потому что его бухгалтерия должна доказать, что расход её. **Что**: строка на позицию с количеством, ценой за единицу и, если вы его начисляете, ставкой налога. **Когда**: дата составления и отдельно срок оплаты — это две разные даты, и их смешение — первая причина просрочки, в которой никто не виноват. **Сколько**: промежуточный итог, скидка, налог, итог и валюта, написанная словами, а не подразумеваемая значком.
Поля, о которых забывают
Чаще всего отсутствует блок платёжных реквизитов: банковский счёт, ссылка на предложение и то, что клиент должен написать в назначении платежа, чтобы вы сопоставили деньги при поступлении. Номер заказа, если клиент с ними работает, часто отделяет оплату через две недели от оплаты через квартал. И язык документа: счёт, отправленный за границу, читают люди, не знающие вашего, — поэтому приложение держит **язык документа отдельно от языка интерфейса**.
Где заканчивается универсальная часть
Всё вышеперечисленное — практика, а не право. Что должен содержать документ, устанавливает налоговая служба, и различия велики: где-то требуют конкретные идентификаторы на самом бланке, где-то сквозную нумерацию без пропусков, где-то определённую формулировку, когда налог не начисляется. Важно и другое: **счёт на оплату** — документ коммерческий, а первичные документы (счёт-фактура, акт, накладная) оформляются отдельно и часто по установленной форме. Возьмите список выше как форму хорошего счёта и подтвердите обязательные реквизиты у бухгалтера.
| Поле | Для чего нужно | Если его нет |
|---|---|---|
| Наименование и адрес продавца | Показывает, кому причитаются деньги | Приложение считает документ незавершённым |
| Наименование и адрес клиента | Позволяет покупателю отнести расход на себя | Приложение считает документ незавершённым |
| Номер документа | Ручка, за которую все на него ссылаются | Приложение считает документ незавершённым |
| Хотя бы одна строка | То, за что выставлен счёт | Приложение считает документ незавершённым |
| Дата составления | Когда возникло требование | Сроки и периоды не рассчитать |
| Срок оплаты | Когда ожидается платёж | Слово «просрочен» теряет смысл |
| Налоговые идентификаторы | Во многих странах обязательны | Документ может не подойти для учёта |
| Ставка и сумма налога | Показывает налоговую часть итога | Покупатель не сможет её принять |
| Валюта | Снимает двусмысленность значка | «$» — это четыре разные валюты |
| Реквизиты и назначение платежа | Как платить и как вы это узнаете | Приходят деньги, которые не сопоставить |
Частые вопросы
Что должно быть в счёте по закону?
Это полностью зависит от вашей страны, и это единственный вопрос, на который мы не отвечаем за вас. Форма из справочника покрывает то, что счета обычно несут; обязательный перечень даёт налоговая служба.
Счёт на оплату и счёт-фактура — это одно и то же?
Нет. Счёт на оплату — коммерческий документ с требованием платежа. Счёт-фактура и акт — первичные документы со своим назначением и часто со своей формой. Уточните у бухгалтера, что именно нужно в вашем случае.
Нужен ли налоговый номер в счёте?
Во многих странах да, и без него покупатель иногда не может принять налог. Именно это поле различается сильнее всего.
Можно ли выставлять счета как физическое лицо?
Во многих местах можно при определённых условиях. Это вопрос к налоговой службе, а не к инструменту вёрстки.
Сколько хранить копии?
Сроки хранения национальные и измеряются годами. Храните PDF надёжно; приложение ничего за вас не хранит.
Нужна ли подпись?
Для обычного коммерческого счёта обычно нет, хотя некоторые клиенты и страны ожидают подпись или печать.
Счета, в которых итог действительно сходится. Invoice Maker собирает счета, проформы, коммерческие предложения и расписки прямо в браузере, считает деньги целыми копейками, чтобы строка налога не уползала, и выдаёт PDF. Ничего не загружается на сервер.
Сделать счёт в браузере