ماذا تضع في الفاتورة
الفاتورة طلب سداد عليه أن ينجو من ثلاثة قرّاء: من يعتمدها، والمحاسب الذي يقيّدها، وربما مدقّق بعد سنوات. كل حقل موجود لأن أحد هؤلاء الثلاثة يحتاجه. في ما يلي ما يوضع في المستند ولماذا — وأين ينتهي الجزء العام وتبدأ قواعد بلدك.
الحقول الأربعة التي لا يسمح التطبيق بتخطّيها
قبل أن يعتبر المستند مكتملًا يتحقّق التطبيق من أربعة أمور: اسمك بصفتك البائع، واسم العميل، ورقم المستند، وسطر واحد على الأقل فيه وصف أو سعر. ليست حدًّا نظاميًا أدنى، بل الحدّ الذي يصبح المستند دونه غير صالح للاستعمال. فاتورة بلا رقم لا يمكن الإشارة إليها في تحويل، وفاتورة بلا عميل لا تُطابَق بأمر شراء، وفاتورة بلا أسطر لا تطالب بشيء. وما عدا ذلك تنبيه على الأكثر، حتى لا تتوقف المسودة أبدًا.
مَن، وماذا، ومتى، وكم
ينقسم المتن إلى أربع كتل. **مَن**: اسمك التجاري وعنوانك ومعرّفاتك الضريبية، ثم مثلها للعميل — فبيانات المشتري لا تقل أهمية عن بياناتك، لأن محاسبته يجب أن يثبت أن المصروف يخصّه. **ماذا**: سطر لكل بند بالكمية وسعر الوحدة، ونسبة الضريبة إن كنت تحتسبها. **متى**: تاريخ الإصدار، وبشكل منفصل تاريخ الاستحقاق — تاريخان مختلفان، وخلطهما هو السبب الأول للسداد المتأخر دون خطأ من أحد. **كم**: المجموع الفرعي، والخصم إن وُجد، والضريبة، والإجمالي، والعملة مكتوبة لا موحًى بها برمز.
الحقول التي تُنسى
أكثر كتلة تغيب هي بيانات السداد: الحساب البنكي، والإشارة إلى عرض السعر، والمرجع الذي ينبغي أن يكتبه العميل حتى تتمكّن من مطابقة المبلغ عند وصوله. ورقم أمر الشراء، حين يعمل العميل به، هو غالبًا الفارق بين السداد خلال أسبوعين والسداد بعد ربع سنة. ثم لغة المستند: الفاتورة المرسلة إلى الخارج يقرؤها من لا يتكلم لغتك — ولهذا يفصل التطبيق **لغة المستند عن لغة الواجهة**، فتعمل بالعربية وتُصدر المستند بالإنجليزية.
أين ينتهي الجزء العام
كل ما سبق ممارسة لا قانون. أما ما يجب أن تتضمّنه فاتورة نظامية فتحدّده جهتك الضريبية، والاختلاف كبير: بعض الدول تشترط معرّفات ضريبية محدّدة على وجه المستند، وبعضها ترقيمًا متسلسلًا بلا فجوات، وبعضها عبارة بعينها عند عدم احتساب الضريبة، وعدد متزايد منها يشترط إرسالًا إلكترونيًا منظّمًا لا ملف PDF. في تلك الحالة يكون الملف الصادر من هنا تحضيرًا لا مستندًا معتمدًا. خذ القائمة أعلاه بوصفها شكل الفاتورة الجيدة، وتأكّد من الحقول الإلزامية مع محاسبك.
| الحقل | لماذا يوجد | إن غاب |
|---|---|---|
| اسم البائع وعنوانه | يبيّن لمن يُستحق المبلغ | يعدّ التطبيق المستند غير مكتمل |
| اسم العميل وعنوانه | يتيح للمشتري قيد المصروف على نفسه | يعدّ التطبيق المستند غير مكتمل |
| رقم المستند | المقبض الذي يشير به الجميع إليه | يعدّ التطبيق المستند غير مكتمل |
| سطر واحد على الأقل | الشيء المطالَب بثمنه | يعدّ التطبيق المستند غير مكتمل |
| تاريخ الإصدار | متى نشأ الحق في المطالبة | لا يمكن حساب الآجال والفترات |
| تاريخ الاستحقاق | متى يُتوقَّع السداد | تفقد كلمة «متأخر» معناها |
| المعرّفات الضريبية | إلزامية في دول كثيرة؛ راجع بلدك | قد لا تكون الفاتورة مستوفية محليًا |
| نسبة الضريبة ومبلغها | يبيّن كم من الإجمالي ضريبة | لا يستطيع المشتري خصمها |
| العملة | يزيل التباس الرمز وحده | «$» تدل على أربع عملات |
| بيانات السداد والمرجع | كيف يُدفع وكيف ستتعرّف عليه | تصلك مبالغ لا تستطيع مطابقتها |
أسئلة شائعة
ماذا يجب أن تتضمّن الفاتورة نظامًا؟
يعتمد كليًا على بلدك، وهو السؤال الوحيد الذي لا نجيب عنه بدلًا منك. الشكل الوارد في هذا الدليل يغطّي ما تحمله الفواتير عادةً؛ أما القائمة الإلزامية فتأتي من جهتك الضريبية.
هل يكفي ملف PDF كفاتورة؟
في حالات كثيرة نعم، لكن دولًا عدة تشترط الفوترة الإلكترونية عبر منظومة رسمية لبعض المعاملات؛ عندها لا يحلّ الـ PDF محلّ المستند المعتمد. تحقّق من القاعدة السارية عليك.
هل أحتاج الرقم الضريبي على الفاتورة؟
في دول كثيرة نعم، وبدونه قد لا يتمكّن المشتري من خصم الضريبة. وهو الحقل الأكثر اختلافًا.
هل يمكنني إصدار فاتورة كفرد لا كمنشأة؟
في أماكن كثيرة نعم بشروط تتعلق بالتكرار والمبلغ. سؤال لجهتك الضريبية لا لأداة إخراج.
كم مدة حفظ النسخ؟
مدد الحفظ وطنية وتُقاس بالسنوات. احفظ ملفات PDF في مكان دائم؛ التطبيق لا يخزّن شيئًا عنك.
هل يجب توقيع الفاتورة؟
في الفاتورة التجارية المعتادة غالبًا لا، وإن كان بعض العملاء والدول يتوقّعون توقيعًا أو ختمًا.
فواتير تتطابق مجاميعها فعلًا. ينشئ Invoice Maker الفواتير والفواتير المبدئية وعروض الأسعار والإيصالات داخل المتصفح، ويحسب المبالغ بوحدات صحيحة كي لا ينزلق سطر الضريبة، ثم يُصدّر ملف PDF. لا يُرفع شيء.
أنشئ فاتورة داخل المتصفح