Condiciones de pago y vencimientos

La mayoría de las facturas se pagan tarde por un motivo aburrido: nadie dijo con claridad cuándo vencían. "A 30 días" es jerga, "pagadero a la recepción" no es una fecha, y una factura que solo lleva fecha de emisión deja que lo adivine la administración del cliente — y adivinará a su favor, es decir, la próxima remesa.

Escribe una fecha, no una frase

Sean cuales sean las condiciones acordadas, pon el vencimiento real en el documento: no "30 días", sino el día en que cae. Elimina de golpe toda ambigüedad — si el plazo cuenta desde la factura o desde la entrega, si son días naturales o hábiles, si el mes tiene 30 o 31. La aplicación calcula el vencimiento a partir de la fecha de emisión y tus condiciones y lo imprime, así que el cliente ve un día en vez de un problema de aritmética.

Qué significan las condiciones habituales

A 30 días significa que el importe completo vence 30 días después de la fecha de factura. A 15, 60 y 90 funcionan igual con otros números, y los plazos largos son habituales al facturar a organizaciones grandes — a menudo no negociables y conviene saberlo antes de poner precio. "A la recepción" significa inmediatamente, que en la práctica significa la próxima remesa. "2/10 neto 30" es un descuento por pronto pago: dos por ciento si se paga en diez días, si no el importe completo a treinta. Si compensa ofrecerlo es aritmética: dos por ciento por veinte días de adelanto es una forma cara de financiarse si no necesitas la caja.

Pónselo fácil para pagarte

Un vencimiento solo ayuda si pagar no tiene fricción. Pon los datos bancarios en la factura, indica el concepto que debe poner el cliente y usa el número de factura como ese concepto, para que el dinero entrante case sin trabajo detectivesco. Si aceptas varios métodos, ordénalos por preferencia. Y manda la factura a quien la paga, no a quien te contrató: en cualquier empresa mediana son personas distintas, y una factura en la bandeja equivocada no está vencida, está invisible.

Morosidad y qué merece la pena escribir

Indicar qué pasa tras el vencimiento es normal y moderadamente eficaz: un recargo, intereses o una referencia a las condiciones acordadas. Lo que valga esa cláusula depende de tu jurisdicción — en muchos países hay reglas legales sobre intereses de demora en operaciones comerciales, a veces con un mínimo que se aplica escribas lo que escribas y a veces con límites. Así que escribe la cláusula, mantenla simple y averigua qué te dan las normas antes de apoyarte en ella. En la práctica lo que consigue que se pague no es la cláusula: es un vencimiento claro, una referencia correcta y un recordatorio educado a los pocos días.