Cómo numerar las facturas
La numeración parece una cuestión de formato y en realidad es un control. La serie es lo que demuestra que ninguna factura ha desaparecido en silencio — por eso en muchos países se espera correlativa y sin saltos, y por eso la primera pregunta de un inspector sobre un número que falta rara vez es amable. La buena noticia: montar un esquema que funcione es rápido y luego no hay que pensarlo.
Un esquema que sobrevive a la realidad
Coge un prefijo, un año y un contador, y para ahí: FAC-2026-0001. El prefijo separa tus facturas de proformas y presupuestos, que necesitan sus propias series. El año hace legible el número de un vistazo y da un punto natural de reinicio. El contador debe llevar ceros a la izquierda con ancho fijo — cuatro dígitos bastan a casi todo el mundo — para que ordene bien en cualquier sistema: FAC-2026-0009 y FAC-2026-0010 ordenan bien; FAC-2026-9 y FAC-2026-10 no. La aplicación incrementa los dígitos finales y **conserva tu relleno de ceros**, así que el formato lo fijas una vez.
Por qué importan los saltos
Un salto tiene dos explicaciones posibles: una factura se anuló y quedó documentada, o una factura existió y ya no. Solo tú sabes cuál, y solo la primera es cómoda. Así que no borres una factura emitida: si está mal, emite una rectificativa que referencie a la original y deja la original en la serie marcada como anulada. Los duplicados son el mismo problema por el otro lado: dos documentos con un número no pueden ser los dos el referenciado.
Cuándo reiniciar
Anual es lo habitual y es buena idea: el año en el número dice el periodo sin abrir el archivo y el contador no se dispara. Reinicia con tu ejercicio fiscal si no coincide con el año natural. Lo que no debes hacer es reiniciar cada mes sin poner el mes en el número: acabarás con varias facturas 0001 en un año y sin forma de distinguirlas.
Prefijos para más de un flujo
Si facturas bajo varias marcas, desde varias sedes o en varias monedas, un prefijo por flujo mantiene cada serie íntegra y legible: ACME-2026-0001 y NORTE-2026-0001. No codifiques mucho más. Los números que llevan cliente, proyecto y mes se vuelven imposibles de mantener únicos, y en cuanto asignar un número exige una decisión humana, empiezan los saltos.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas tienen que ir correlativas?
En muchos países se espera una serie sin saltos, y es buena práctica en todas partes porque demuestra que no se ha quitado nada. Consulta la norma que te aplica.
¿Puedo empezar en 1000?
Puedes empezar donde quieras; lo que se pide es que a partir de ahí la serie no se rompa.
¿Y si tengo que anular una factura?
No la borres. Emite una rectificativa que referencie a la original y deja el número original en la serie marcado como anulado.
¿Las proformas usan la serie de facturas?
No. Prefijo y contador propios, o tu serie de facturas parecerá tener saltos.
¿Cuántos dígitos debe tener el contador?
Cuatro sobran para casi todos y ordenan bien en hojas de cálculo y listados. Fija el ancho y no lo cambies.
¿Pueden dos facturas llevar el mismo número?
No. Un número tiene que identificar un documento, o la referencia de un pago queda ambigua.
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