Como numerar as faturas

A numeração parece questão de formato e na verdade é um controle. A série é o que demonstra que nenhuma fatura sumiu em silêncio — por isso em muitos lugares se espera uma sequência sem saltos, e por isso a primeira pergunta de um auditor sobre um número faltando raramente é simpática.

Criar uma fatura no navegador →Faturas em que o total fecha de verdade.

Um esquema que sobrevive à realidade

Escolha um prefixo, um ano e um contador, e pare aí: FAT-2026-0001. O prefixo separa suas faturas de proformas e orçamentos, que precisam de séries próprias. O ano deixa o número legível de relance e dá um ponto natural de reinício. O contador deve ter zeros à esquerda com largura fixa — quatro dígitos bastam para quase todo mundo — para os números ordenarem certo em qualquer sistema: FAT-2026-0009 e FAT-2026-0010 ordenam certo; FAT-2026-9 e FAT-2026-10 não. O aplicativo incrementa os dígitos finais e **mantém o seu preenchimento de zeros**.

Por que saltos importam

Um salto tem duas explicações possíveis: uma fatura foi cancelada e ficou documentada, ou uma fatura existiu e não existe mais. Só você sabe qual, e só a primeira é confortável. Então não apague uma fatura emitida: se estiver errada, emita um documento corretivo que referencie a original e deixe a original na série marcada como cancelada. Duplicidades são o mesmo problema pelo outro lado.

Quando reiniciar

Anualmente é o comum e é uma boa escolha: o ano no número diz o período sem abrir o arquivo e o contador não cresce demais. Reinicie pelo exercício se ele não coincidir com o ano civil. O que não se deve fazer é reiniciar todo mês sem colocar o mês no número: você acaba com várias faturas 0001 no mesmo ano e sem como distingui-las.

Prefixos para mais de um fluxo

Se você fatura sob mais de uma marca, de mais de um endereço ou em mais de uma moeda, um prefixo por fluxo mantém cada série íntegra e legível: ACME-2026-0001 e NORTE-2026-0001. Não codifique muito mais que isso. Números que carregam cliente, projeto e mês ficam impossíveis de manter únicos, e assim que atribuir um número exige decisão humana, começam os saltos.

Perguntas frequentes

A numeração precisa ser sequencial?

Em muitos lugares se espera uma sequência sem saltos, e é boa prática em toda parte porque mostra que nada foi removido. Confira a regra que se aplica a você.

Posso começar em 1000?

Pode começar onde quiser; o que se exige é que a sequência não se rompa dali em diante.

E se eu precisar cancelar uma fatura?

Não apague. Emita um documento corretivo referenciando a original e deixe o número original na série marcado como cancelado.

Proformas usam a série das faturas?

Não. Prefixo e contador próprios, ou sua série de faturas vai parecer ter saltos.

Quantos dígitos no contador?

Quatro sobram para quase todos e ordenam bem em planilhas e listagens. Fixe a largura e mantenha.

Duas faturas podem ter o mesmo número?

Não. Um número precisa identificar um documento só.

Faturas em que o total fecha de verdade. O Invoice Maker monta faturas, proformas, orçamentos e recibos no navegador, faz as contas em centavos inteiros para a linha de imposto não escorregar, e exporta um PDF. Nada é enviado para servidor.

Criar uma fatura no navegador

Este guia explica a prática de faturamento, não a lei do seu país. O que um documento fiscal precisa conter, por quanto tempo guardá-lo e como o imposto se aplica é definido pela administração tributária e varia muito. **No Brasil, a nota fiscal é emitida pelo sistema oficial do seu estado ou município; um PDF feito aqui não é nota fiscal.** Este aplicativo serve para faturas, proformas e orçamentos comerciais — o documento fiscal continua sendo emitido no sistema próprio. Garantimos a aritmética e a diagramação; confirme as obrigações com seu contador.